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【信息化咨询】信息化系统结构化设计咨询项目

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【摘要】:
项目名称:某公司信息化系统结构化系统设计项目概况:某公司成立于1999年8月16日,同年10月28日在香港、纽约成功上市,资产规模超过130亿元,网络容量突破1400万户,客户总量超过1000万户,是中原某省专注移动通信领域的重点电信运营企业。某公司供应链管理部门是负责各部门所需物资采购、仓储、物流、供应商管理的职能管理部门。供应链管理部门共有部门总经理一人,部门副总经理三人。在AG直播厅项目组完成咨询

项目名称:

某公司信息化系统结构化系统设计

项目概况:

某公司成立于1999816日,同年1028日在香港、纽约成功上市,资产规模超过130亿元,网络容量突破1400万户,客户总量超过1000万户,是中原某省专注移动通信领域的重点电信运营企业。

某公司供应链管理部门是负责各部门所需物资采购、仓储、物流、供应商管理的职能管理部门。供应链管理部门共有部门总经理一人,部门副总经理三人。在AG直播厅项目组完成咨询项时共有员工34人。2015年完成的采购项目数量有数万个,采购金额合计在数百亿量级。

AG直播厅 供应链管理部门对内主要确保需求部门采供物资的需要,工作价值体现在对需求满足的准确性、需求响应的及时性。此外,该部门还为配合集团管控的需要承担集中采购的指标、合法合规的要求、降本增效的责任。供应链管理部门在“规范”、“效率”、“成本”、“质量”四个相互联系的要求下,平衡提高管理能力。

关键问题:

1.       供应链管理链条信息逻辑断裂。

某公司的供应链管理链条涉及:需求申请,采购寻源,合同签订,质量管理,仓储管理,物流管理,供应商管理等模块。模块间数据相互独立,数据协同时,缺乏逻辑贯通。需要人为从一个模块下载并加工处理后导入另一模块,低效且容易出错。

2.       系统之间信息孤岛现象较为严重。

某公司目前与供应链管理密切相关的信息化系统为:采购物流平台、供应商系统、合同系统、ERP系统。各信息系统中虽然有数据的交换,但是颗粒度较大,无法从管理逻辑层面完全形成贯通,数据流割裂。

3.       人工制作大量附件上传系统,计算机无法识别。

AG直播厅 在工作过程中,人员需要上传大量附件文本。附件文本基本上属于非结构化的信息,无法为计算机所识别,大大降低了供应链系统工作的效率。同时,非结构化附件文本的使用衍生出了诸如数据统计不精确、历史信息利用难、工作标准性差等问题。

解决方案:

1.         AG直播厅咨询项目组从产品结构化进行入手,用产品生命周期解决信息化系统结构化的问题,项目组立足于已有的某公司产品标准化工作基础和新形式下的工作要求,以全新的思维开启了以结构化为核心的产品及信息化系统管理。

采购实际物资在需求开始将以信息的方式进入到虚拟的信息系统中,并以虚拟信息的方式存在直到最终物资入库。要解决整个信息过程中、在各种用户场景下物资信息都能够高效、合理地使用,关键在于把控物资在寻源阶段进入系统的信息质量。项目组在寻源开始阶段创造性提出了“四标”的要求,即:技术标准、评审标准、准入标准、质量标准。并以寻源阶段的文本结构标准化为开始,使用全生命周期模块数据结构标准化为手段,达到全流程信息逻辑贯通的目的。并且实现:所有信息只输一次,只要是任何系统信息,均必带入;采购员不再制作任何附件,附件信息系统自动产生;系统强制合法合规。

2.         建立全品类结构树,通过“四树归一”实现多系统的数据结构的开源标准化管理,实现了以产品标准化工作过程监控为核心目标的全生命周期管理。

物料分类信息在供应链管理中具有非常重要的作用,是数据结构化的核心工作。通过建立基于采购全品类的全采购产品结构树,将结构树信息贯穿于采购寻源,合同系统,供应链系统。在采购寻源与合同系统,对产品相关联的数据全部采用结构化推送机制,无文本附件管理,数据通过结构树成为活数据。采购全品类树实现集团编码与省内编码,与ERP编码的对应关系,并与产品库形成映射。

3.         以采购全品类树为统计核心框架,以标准化物料清单逐级信息积累为主线,在寻源流程中完成品类统计颗粒结构化字段信息的录入,实现从采购寻源最后经多系统自动推送ERP的目标,实现“数据信息一次输入,源头传递”管理思想

方案1更多聚焦于采购工作本身的结构化,方案3聚焦于产品,使产品的相关信息以流水线的方式在各个环境分别录入或更新。避免了在不同模块与不同系统间需要重复录入的情况。

AG直播厅 产品清单是此处的重要概念。产品清单在不同的阶段积累不同的信息,并以统一的产品结构树节点信息作为搜索工具以实现产品清单相关信息填报可以借鉴既有的历史档案数据以及标准化库中的信息。

4.         分解采购寻源系统中各个流程环节的信息模块、附件文本的信息模块,理清各个系统之间的信息逻辑关系,并以此搭建系统模块之间的元数据关系

因为采购寻源系统是采购各管理模块开启的环节,寻源工作各个步骤输入的信息对供应链管理其它模块具有关联。将采购寻源系统的信息模块分解到最细颗粒度,并以其它供应链管理模块所需信息为参考,对系统间的数据关系作出了细致的映射梳理。

5.         以“产品大类+采购方式”定义寻源标准化工作的整体架构,设计用户界面与标准化文件模板,以产品小类的个性化工作历史为内容沉积到后台数据库中,实现执行工作的标准化、规范化,并充分发挥了历史数据和信息的价值

供应链管理的对象是产品,在经过采购这个接口进入到供应链管理系统中后时,必须对不同产品,以不同的采购方式进行区别的管理。在查阅了大量历史工作文件之后,项目组总结出,系统的架构需根据所采购产品大类+采购方式进行区别设计,以实现信息以个性化的方式有效积累到后台数据库中,同时也避免过度个性化导致的工作量过大而不可实现的问题。

6.         设计品类无自由度管理机制,针对固定成熟品类的采购文件条款库与纪检监察、法律部等进行定期确认,在监察及法律部人员进行一次性确认后,后续只需利用文本比对工具进行差异性自动审核。 实现法规条款一次性合规刚化,员工没有空间犯错

基于方案5,对每个“产品大类+采购方式”的整体架构中出现的每一个用户界面进行定义,固化工作需要填写的内容,对工作进行标准化的刚性管控。在管理界面运行成熟之后,对其中所涉及到界面和文件同监察部门进行确认。后续的检查就可以通过IT工具进行差异化检测,大大提高了工作的效率。

7.         AG直播厅咨询项目自行自行利用VB程序通过仿真方法制作了实施DEMO,生动演示了数据与文成自动化的成果。

将上述工作以VB语言进行实现,输出了DEMO小程序用于系统性开发前的实验。

项目成果:

1.         《文本结构化设计方案》。

2.AG直播厅         《数据结构化设计方案》

3.         《结构化实施DOMO

4.         《结构化实施策略与实施工作计划》

增值服务:

1.AG直播厅         对接软件公司,合作开发。

2.         培训结构化实施专职岗位。

 

客户评价:

1.       对AG直播厅企业的供应链信息化帮助非常大,同时非常适合当下组织变革带来的工作方式方法的变化,是非常有意义的创新实践;

2.       以结构化实核心的产品标准化管理与信息化系统建设研究获得客户集团年度最佳管理实践大奖。

3.AG直播厅       改变了AG直播厅的传统的工作方式,对信息化系统与员工工作方式均是一次革命式的创新。

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